Un(e) assistant(e) de direction fournit une assistance aux cadres supérieurs d’une entreprise et on lui confie souvent des tâches complexes et des informations sensibles. En plus du travail administratif général, il/elle peut être chargé(e) de planifier des réunions, de rédiger des procès-verbaux, d’assurer la gestion des bases de données et de produire des rapports ou des présentations pour la direction. Focus sur le métier.
Quelles sont les fonctions et responsabilités de l’assistant(e) de direction ?
Souvent titulaires d’un bts gestion de la pme, les assistant(e)s de direction assurent généralement le bon fonctionnement du bureau, en travaillant à la fois sur une base individuelle avec les cadres, mais aussi sur une base plus large avec les clients internes et externes. Une description de poste standard d’assistant(e) de direction permet de lister les responsabilités suivantes :
- Agir en tant que point de contact entre les cadres et les collègues internes ou externes ;
- Organisation de réunions et réservation de salles de réunion ;
- Traitement des correspondances adressées aux gestionnaires ;
- Organisation des voyages avec un itinéraire détaillé ;
- Prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;
- Production de rapports et de présentations ;
- Maintien et amélioration du système en place et la de base de données.
Quelles sont les qualifications et exigences du poste d’assistant(e) de direction ?
Outre des compétences en informatique, un(e) assistant(e) de direction n’est pas nécessairement obligé de posséder un diplôme.
Le poste est généralement ouvert à une personne professionnelle qui soit bien présentée à tout moment. Il s’occupera à la fois des collègues internes et des visiteurs externes au nom de l’équipe de la direction. Il doit également présenter les caractéristiques suivantes :
- Capacité à mener plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités ;
- Excellentes compétences en matière de gestion du temps ;
- Des compétences organisationnelles bien développées ;
- Le souci du détail ;
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
- Discrétion professionnelle…
Ce métier vous intéresse-t-il ? Pour augmenter vos chances d’y accéder rapidement, dans un contexte très concurrentiel, il est quasi indispensable de suivre une formation spécifique, notamment le BTS gestion de la PME.